請求書を記録する方法

それがビジネスの管理面を運営することになると、良い簿記は円滑で持続可能な業務に大きな違いをもたらします。 あなたのドルが行き来しているところを知ることによって、あなたはあなたの会計方法を合理化し、費用を管理し、良い評判を維持しそして法的紛争を避けることができます。 会社がさまざまなソースから多数の請求書を受け取ると、簿記が面倒になることがあるため、支払済みの請求書を標準化された形式で記録するための合理化されたプロセスを用意するのが役立ちます。

1。

最初の請求書をデジタル形式にスキャンして処理します。 デジタルコピーが完全に判読可能であることを確認してください。

2。

会社の記録を保存するための専用の安全なコンピュータにデジタルコピーを保存します。 将来、簡単に情報を取り出せるように、日付順に、次に仕入先順に請求書を整理するなど、長期的に持続可能なファイリング形式を使用してください。 あなたの記録をデジタル化することによって、あなたは再び紙のコピーに対処する必要はありません。

3。

仕入先請求書を、仕入先別、またはビジネスに最適な規則で分類された整理整頓されたファイリングキャビネットに提出します。

4。

スプレッドシートソフトウェアを使用して、現在の会計期間(通常は月、四半期、または週)の買掛金ファイルを作成します。 これは、会計期間を小さい、通常の時間単位に分割するのに役立ちます。 Microsoft Excelは、ほとんどの中小企業の会計ニーズに対応しており、市場にはさまざまな選択肢があります。

5。

仕入先の名前、住所、電話番号、電子メールアドレス、未払い金額、購入した商品または提供したサービス、請求書発行日、受け取った日付、受け取った日付など、すべての請求書情報の列を作成します。請求書番号。 その他の情報についても列を含めてください。 あなたが必要とするよりも多くのカラムを作成することについての誤りです。 通常は使用されていない列をいつでも折りたたむことができます。 これにより、特定の請求書にすべてのデータフィールドの情報が含まれていなくても、情報の分類と整理がはるかに簡単になります。

6。

請求書が支払われたかどうか、および支払われた日付を示すために別のフォーマットされた列を追加します。 あなたが簡単にすべての請求書を通過する必要なしに未払いの請求書を識別することができるようにあなたがソフトウェアに精通してください。

7。

請求書のデータを買掛金ファイルに入力し、すべての値を正しく入力したことを再確認します。 支払う前に請求書を処理する場合は、最後の列に印を付けて請求書が支払われていないことを示します。 これにより、未払いの請求書を見逃さないようにすることができます。 ファイルを保存してください。

8。

必要に応じて、後でファイルを更新して、請求書をいつ支払うかを書き留めます。

9。

必要に応じて未払いの請求書を次の会計期間に持ち越し、両方のファイルにその繰越を示すようにメモします。

必要なもの

  • 電子スキャナー
  • コンピュータ
  • ファイリングキャビネット
  • スプレッドシートまたは会計ソフトウェア

先端

  • 会社のデジタル財務記録の少なくとも1つの最新のバックアップを、できれば火災や洪水の際にあなたの事業を保護するために別の物理的な場所にある安全なコンピュータに常に保存してください。 データストレージ会社がこのサービスを提供しています。
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