給与計算システムの開発

給与計算システム開発とは、給与計算の設定と処理に関連するステップのことです。 これは、従業員への支払い頻度や手動システムとコンピュータシステムのどちらを使用するかなど、基本的な決定から始まり、最初のバッチの給与小切手の処理が終了したときに終了します。 最終的に使用するシステムに関係なく、処理された各給与計算小切手が正確であり、ビジネスが適用されるすべての連邦および州の規制に準拠していることを確認するには、開発プロセスが不可欠です。

プロセス概要と開発前段階

給与計算システムの開発は、タスクを一連の開発段階にグループ化することで理解しやすくなります。 これらには、開発前の活動、データ収集、給与計算処理、給与計算、税務会計およびファイリングが含まれます。 開発前の活動には、あなたの州の公正労働基準と法、IRSと州の税法と規制の調査が含まれます。 さらに、このフェーズでは、給与計算のベストプラクティスを検討し、安全で効率的なシステムを開発するための段階を設定する内部統制を確立します。 最後のステップでは、従業員に支払う頻度、および時間と出席を手動または電子的に記録するかどうかについての決定を行います。

データの収集と整理

データ収集フェーズのステップには、新入社員と現在の従業員の両方に対するデータ収集ポリシーとプラクティスが含まれます。 新規採用の手続きは、W-4、I-9の雇用適格性確認、保険および退職計画書などの初期書類の収集と整理、および適切な連邦および州の機関への新規採用書類の提出手続きを容易にします。 現在の従業員が個人情報、連絡先情報、または税務情報を変更する際に従う必要がある文書化された手順書の作成も要件です。 データ収集フェーズは、従業員のタイムカード情報を送信および確認するための手順を確立することによって終了します。

給与計算処理

給与計算システムの種類と給与の作成、印刷、および配布の手順に関する決定は、給与計算処理フェーズの主な目的です。 多くの中小企業にとっては、処理時間を短縮するだけでなく正確性も向上させるので、コンピュータ化された給与システムが最良の選択です。 給与計算を配布するためのオプションには、給与の印刷または従業員の銀行口座への小切手の直接振込があります。 それぞれの選択肢には長所と短所がありますが、あなたのビジネスに10人以上の従業員がいる場合、直接預金の選択肢がより費用対効果の高い選択肢になるかもしれません。

給与税申告

開発前の段階で行った調査では、IRSと州の税務当局から、給与税の源泉徴収と給与税の報告書を四半期ごとに発行するのか年1回発行するのかがわかります。 その他の質問に答えるために、州のウェブサイトとIRS雇用者税ガイドも利用できます。 ファイリングオプションには、郵便での送金や、オンラインでの口座開設による税金の支払いの電子化があります。 支払いとレポート提出期限の厳格な遵守は非常に重要であるため、オンライン支払いオプションを選択すると(事前に支払いをスケジュールすることができます)、多くの場合より良い方法です。

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