購買に関する内部統制のステップ

それで、あなたは住宅所有者としてあなたの毎月の請求書を検討することがあなたのシステムが吸収することができるすべての衝撃を供給したと思った。 それからあなたはスモールビジネスのオーナーになり、あなたのショックはあなたが思っていたより薄いかもしれないことを発見しました。 ここに事務用品会社からの領収書の山があります。 あそこにあなたの勤勉なマーケティング部門からの厄介な請求書があります。 そして、すでにたくさんの看板が保管されているのに、なぜ看板会社から届いたばかりの荷物がドアのところにあるのでしょうか。 あなたは、パッケージの請求書にスマイリーフェイスが含まれていることに気付きますが、あなたは笑顔ではありません。 そしてそれはあなたの内部のショックアブソーバーシステムが故障しているからではありません。 ほとんどの場合、調整が必要なのは購入と買掛金の内部統制です。 再編成するには、7つの購買管理のベストプラクティスを確認してください。 多分あなたはすでにこれらのことのいくつかをやっている - しかしあなたはあなたの毎月の請求書レビューセッションの厳しさを和らげるであろういくつかのより多くの考えに頼るかもしれない。

購買管理のベストプラクティスに注意する

  • あなたの事業の財政 はあなたの個人的な財政とは 別に してください。 あなたは、中小企業の所有者が何人いないかに驚くかもしれません。 時々、彼らは急いでいる、そしてちょうどビジネス用品を購入するために彼らの個人的なクレジットカードを使うことについて考えないでください。 しかし、そうすることで、有限責任会社の構造によってもたらされる保護を排除することができます。 IRSは購買管理のベストプラクティスについても注意を払っており、事業の所得控除と税控除を別々にすることを義務付けています。
  • 担当者を配置します。 調達プロセスにおける内部統制の設定は、経営者による決定を下し、購買システム全体を担当する担当者を配置することから始まります。 ベンダーの選択 購入する。 購入品の検査 そして支払いをする。 それは説明責任を向上させます - そして毎月のレビューをショックから少なくします。
  • 在庫を管理しましょう。 看板が箱を開けて開いている理由の一部は、注文を出した人が既存の在庫をチェックしなかったためです。 調達プロセスにおける内部統制の確立は、在庫管理システムの構築にかかっています。 幸い、在庫、売上、出荷を監視するのに役立つ統合オンラインシステムは数多くあります。
  • 購買方針を正式にする。 あなたは上司なので、購入する権限、ベンダーを選択する権限、契約条件や品質管理措置を設定する権限、およびサプライヤを評価する権限を誰に与えるかを決めるのはあなた次第です。 ポリシーは後で変更するのではなく早めにドラフトすることが重要です。必要に応じてポリシーを変更および更新できることを忘れないでください。
  • 発注書システムを構築する。 請求書とは異なり、購買発注は基本的に商品を一定の価格で一定の条件の下で購入することを意味します。 請求書は支払いの依頼です。 発注書は、明示的または不要な場合がある購入を検討するための最良の機会を表します。 購入購買担当者は、購買および買掛金に関する内部統制を強化するために、POとそれに付随する請求書を照合することを知っています。
  • 大量購入や繰り返し購入は例外にします。 そのような場合は、発注書ではなく契約書を作成してください。 そうすることはあなたが量または「頻繁な買い手」割引を交渉するのを助けるかもしれません。 ベンダーは、ビジネスが確実に実現すると確信している場合には、こうした取引を拡大する可能性が高くなります。
  • あなたのベンダーを賢く選びなさい。 価格と値引きだけでなく、支払いとクレジットの条件、そして返品条件も比較します。 そして、年に一度「自動更新」に縛られないようにしてください。 代わりに更新するオプションを求めてください。 新しいベンダーが現場に到着してあなたのビジネスを争うようになると、ベンダープールを維持することが進行中の作業になることを期待してください。

購買と買掛金の内部統制を確立するための最善の努力にもかかわらず、特に購買ニーズが複雑または面倒になったり、専任の購買部長に圧倒されていると感じた場合は、購買担当者に連絡する機会があります。 あるいは、アメリカ購買協会は、あなたが会員になる限り、援助を提供することができます。 どちらにしても、購買管理のベストプラクティスを回避してはいけません。 経済的な衝撃だけがあなたのバックミラーに残されるべきです。

推奨されます
  • 経理: 会計で貸借対照表を作成する方法

    会計で貸借対照表を作成する方法

    貸借対照表は、特定の時点における会社の財政状態のスナップショットです。 貸借対照表は通常、月ごと、四半期ごと、年ごとに作成されますが、会社のポジションを示すためにいつでも作成することができます。 シートの左側に流動資産と固定資産が、右側に負債と所有者持分(資本)が表示されます。 5万ドルの銀行口座などの左側の資産は、右側に5万ドルの負債または5万ドルの資本のどちらかで「バランスが取れて」います。 1。 最終的な口座残高に達するために、期末会計機能をすべて完了します。 2。 ページまたはスプレッドシートの左側に「資産」を見出しとして入力します。 見出しの下に「流動資産」をリストします。 流動資産は現金および1年以内に現金に変換される予定の資産です。 売掛金、在庫、前払費用などのアカウントが含まれます。 現在の資産を列に追加し、その合計を列の右側に挿入します。 3。 流動資産の下に「固定資産」をリストします。 固定資産は機器などの資産であり、会社は1年以上使用します。 設備は使用されるにつれて減価償却(価値を失う)するため、設備から減価償却費を差し引いて固定資産の合計を求めます。 流動資産合計の下の「合計」列に固定資産合計を挿入します。 4。 「総資産」を見つけるために、「総流動資産」と「総固定資産」を追加します。 5。 [資産]列の右側の列に[負債と資本]を入力します。 6。 列見出し
  • 経理: 小額現金の調整を行う方法

    小額現金の調整を行う方法

    ほとんどの事業経費は、会社の通常の会計システムによる小切手または銀行振込で支払われますが、付随費用および従業員への少額の前払いなどの項目は、通常、(フランスの「プチ」または「小」からの)小口現金として処理されます。 署名されたIOUまたは支出の承認を受けた領収書のいずれかが提供された場合にのみ、一人の人が小額現金システムに対して全体的な責任を負うべきであり、従業員に現金を提供すべきです。 手持ちの現金が常に固定金額まで補充されるという最も簡単なペティキャッシュシステムは、ペティキャッシュを調整する最も一般的な方法です。 1。 前回の小計現金照合を確認するか、最後の照合以降に書き込まれた小切手の金額を合計して、期首の現金残高を確認します。 この例では、小額の現金に対して100ドルの小切手が発行され、以前の現金残高はありませんでした。 2。 小額現金ロックボックスに現金収入の領収書とIOUの金額をリストして合計します。 たとえば、合計35ドルの経費領収書と、ボックスに16ドルの旅費の前払いのIOUがあります。 したがって、支払われた現金の総額は(35ドル+ 16ドル)または51ドルです。 3。 手持ちの現金を決定するために、期首残高またはボックスに発行された合計現金から経費とIOUの合計を差し引きます。 この例では、発行された100ドルの現金から51ドルの支払いを差し引いた金額は、49ド
  • 経理: 交渉会議を計画する方法

    交渉会議を計画する方法

    合意に達することに加えて、計画は交渉会議の最も重要な側面の1つです。 計画が不適切だと、相手があなたが最初に与えたよりも多くの譲歩を受けられるようになり、会社の非現実的な期待や将来の交渉の条件につながり、収益性が低下することがあります。 交渉会議の準備と計画に専念する時間が長いほど、最終的な成果は向上します。 1。 いくつかの研究を行います。 あなたが交渉している会社と個人について学びましょう。 特に、相手方の結果に影響を及ぼしうる問題について調べてください。 交渉が契約獲得のための入札に関するものである場合は、競争と会社の主なニーズについてもっと学びましょう。 支払い条件や予算など、交渉の結果に影響を与える可能性のある財務上の問題、および交渉を開始する前にまだ必要な情報について学びます。 2。 あなたの目的と相手の目的を知ってください。 交渉会議では、あなたの目的はあなたが達成したいと思う合意です。 あなたの理想的な結果、許容できる結果、そしてあなたが受け入れるかもしれない最悪の合意条件を考慮に入れてください。 さらに、相手の目標と彼らが受け入れても構わないと思うかもしれない結果について学びます。 3。 相手に情報を提供する準備をします。 また、相手にどのような情報を公開できるのかも知っていることを確認してください。 4。 あなたがあきらめたり妥協しても構わないと思っている譲歩、サ
  • 経理: Microsoft Excelで列の順序を逆にする方法

    Microsoft Excelで列の順序を逆にする方法

    列がすでにアルファベット順または順番に表示されている場合は、列の順序を逆にするのは簡単です。 あなたはただ反対方向にソートするでしょう。 ただし、データはアルファベット順または数字順になっていない可能性があるため、ソート機能をデータに直接適用すると、単にレコードを反転するのではなく、レコードが再配置されます。 例として、月曜日から金曜日までの曜日を表示するデータリストを想像してください。 確かにそれらに命令があります、しかしそれらをソートすることは金曜日から月曜日にリストする代わりに日を並べ替えます。 Excelには自動化されたソリューションはありませんが、エントリに番号を付けてその新しい列でソートすることができます。 1。 並べ替える列の列文字を右クリックし、[挿入]を選択して新しい列を作成します。 2。 新しい列の最初のセルに「1」を入力し、2番目のセルに「2」を入力します。 3。 これら2つの数値セルの上にマウスをドラッグして選択し、マウスポインタが「+」に変わるまで選択範囲の右下隅をポイントします。 元の列の最後のデータレコードに対応するセルにマウスをクリックしてドラッグします。 マウスボタンを離すと、Excelは他のセルに連続した一連の数字を自動的に入力します。 4。 データと番号のセル上でマウスをドラッグして選択します。 5。 [データ]タブをクリックし、[並べ替えとフィ
  • 経理: QuickBooksに制限付き資産を記録する方法

    QuickBooksに制限付き資産を記録する方法

    特定のケースで使用するために会社が取得した資産は、クラスを使用して追跡できます。 資産には特別な会計手続があることが多いので、資産に必要な特別な会計手続を満たすことができます。 あなたは収入が述べられた目的のために使われなければならない地方自治体の債券を受け取るかもしれません。 品目がその価値を保持することが要求される場合、担保は制限資産と見なされることもあります。 制限資産を追跡するためのクラス追跡が設定されたら、クラスを使用して他の種類のアイテムを追跡しないでください。 クラス追跡をオンにする 1。 [編集]メニューをクリックし、[設定]をクリックします。 2。 「経理」と「会社の設定」タブをクリックします。 3。 [クラストラッキングを使用する]チェックボックスをクリックします。 制限付き資産クラスの作成と使用 1。 「リスト」メニューと「クラスリスト」をクリックしてください。 2。 [クラス]ドロップダウン矢印と[新規]を選択します。 3。 追跡したい制限付き資産グループの名前を入力してください。 制限付き資産を別のグループのサブクラスとして作成することもできます。 "Subclass Of"チェックボックスをクリックして、親グループ名を入力します。 4。 [OK]をクリックして[クラスの追加]ウィンドウを記録して閉じるか、[次へ]を選択して新しいクラスを
  • 経理: WBAファイルを開く方法

    WBAファイルを開く方法

    ファイル拡張子WBAは、Stardock WindowBlindsプログラムのネイティブファイルタイプです。 WBAファイルは、ZIPファイルに似た一種の圧縮ファイルです。 WindowBlindsプログラムを使用すると、スキンを作成してコンピュータに独自のパーソナルスタイルを提供することで、Windowsオペレーティングシステムをカスタマイズできます。 ファイル拡張子をWBAからZIPに手動で変更することである程度成功するかもしれませんが、ファイルはWindowBlindsで開くように設計されています。 1。 Stardock Webサイト(stardock.com)にアクセスして、WindowBlindsのダウンロードページに移動します。 2。 「無料ダウンロード」ボタンをクリックして、Stardock WindowBlindsソフトウェアの30日間無料トライアルをダウンロードしてください。 ソフトウェアはWindowsオペレーティングシステム上でのみ動作します。 試用期間が終了したら、引き続き使用する場合はソフトウェアを購入する必要があります。 2011年8月現在、ソフトウェアの費用は19.95ドルです。 3。 ダウンロードしたファイルをダブルクリックして、コンピュータにソフトウェアをインストールします。 インストールを開始して[インストール]をクリックすると、インストールは自
  • 経理: Microsoft OutlookのノートとiTouchのノートを同期させる方法

    Microsoft OutlookのノートとiTouchのノートを同期させる方法

    あなたのiPod Touch上の、あるいは、どんなiOSデバイス上のNotesアプリケーションも、あなたの会社が運営するMicrosoft Exchangeサーバーと同期して、あなたのMicrosoft OutlookのEメール、連絡先、カレンダー、そしてメモを動かすことができる。 ただし、ActiveSync接続を介してメモを同期することはできません。 代わりに、iOSはメモをExchangeと直接同期させることをサポートしていないため、あなたのメモにアクセスするには、別のインターネットメッセージアクセスプロトコル接続を介してExchangeサーバーに接続する必要があります。 会社の電子メール管理者は、Exchange IMAPサーバーがアクティブであれば、そのサーバーへのログイン情報を提供できます。 1。 「設定」アプリが続く「ホーム」キーをタッチしてください。 2。 [メール、連絡先、カレンダー]をタップしてから、[アカウントを追加]をタップします。 3。 「その他」をタッチしてください。 4。 [メールアカウントを追加]をタップします。 5。 該当する欄に名前、メールアドレス、パスワードを入力して、[次へ]をクリックします。 あなたのiPod Touchができれば、それはあなたのサーバーから設定をダウンロードするでしょう。 それができない場合は、アカウントの基本情報を入力して
  • 経理: Excel for Macにグリッド線を配置する方法

    Excel for Macにグリッド線を配置する方法

    グリッド線は、Microsoft Excelワークシートのセルの周囲に表示される薄い灰色の線です。 ビジネス用のMacに初めてExcelをインストールすると、デフォルトでグリッド線が表示されます。 意図的にまたは誤ってオフにした場合でも、Excelの[表示]タブの[表示]グループを使用して、グリッド線をビジネスのワークシートに追加し直すことができます。 1。 Excelを起動し、編集するワークシートを含むブックを開きます。 2。 編集したいワークシートのタブをクリックします。 ワークシートタブは、Excelワークスペースの下部にあります。 名前が変更されていない場合、タブには「Sheet1」や「Sheet2」などのラベルが付いています。グリッド線を複数のワークシートに追加するには、Ctrlキーを押しながら編集する各シートの名前をクリックします。 3。 [表示]タブの[表示]グループをクリックします。 4。 [表示]グループの[グリッド線]チェックボックスをオンにします。 Excelは、ブック内の選択されたすべてのワークシートにグリッド線を追加します。 5。 メインメニューの[ファイル]をクリックし、ドロップダウンメニューから[保存]をクリックして変更を保存します。 ヒント ワークシートにグリッド線を追加しても、そのワークシートを印刷したときに表示されるわけではありません。 印刷された
  • 経理: ダウンロードしたフォントをGmailに入れる方法

    ダウンロードしたフォントをGmailに入れる方法

    Gmailで新しいメールを作成するときに、メールの本文に11のフォントから選択できます。 これらのフォントは平均的なユーザーには十分ですが、電子メールクライアントで慣れ親しんだ特別でスタイリッシュなフォントは見つかりません。 あなたの電子メールがあなたのクライアントの注意を引く必要があるなら、あなたは他のもっと面白いフォントを使うことができます。 フォントをGmailにアップロードすることはできませんが、簡単な方法で好みのフォントを使って電子メールを作成することはできます。 あなたもあなたのビジネスコンピュータに影のあるサードパーティ製のアプリケーションをインストールする必要はありません。 1。 Microsoft Wordを起動し、[白紙の文書]をクリックして新しい白紙の文書を作成します。 2。 [フォント]グループのドロップダウンボックスから、メールの本文に使用するフォントを選択します。 3。 電子メールの本文をWordで入力します。 電子メールのさまざまな部分に異なるフォントを使用できます。 4。 「Ctrl-A」を押してすべてを選択してから、「Ctrl-C」を押してテキストをクリップボードにコピーします。 5。 Gmailに移動し、アカウントにログインしてから、[作成]ボタンをクリックして新しいメールを作成します。 6。 [宛先]フィールドに受信者を入力し、[件名]フィールド